Trong môi trường làm việc hiện đại, đa nhiệm thường được xem như một kỹ năng quan trọng của người lãnh đạo. Một leader “giỏi” thường được kỳ vọng có thể xử lý nhiều việc cùng lúc: vừa họp, vừa phản hồi tin nhắn, vừa duyệt báo cáo, vừa theo dõi tiến độ đội ngũ.
Thoạt nhìn, điều này tạo cảm giác năng suất rất cao. Nhưng thực tế, càng đa nhiệm, nhiều leader lại càng rơi vào trạng thái mệt mỏi, quá tải và thiếu tập trung. Công việc không giảm đi, mà còn trở nên rối hơn. Quyết định đưa ra nhanh hơn nhưng kém chính xác hơn.
Vấn đề không nằm ở khối lượng công việc. Mà nằm ở cách leader đang tiếp cận công việc, cụ thể là mắc kẹt trong cái bẫy của đa nhiệm lãnh đạo.
Đa nhiệm không giúp bạn làm nhiều hơn, mà khiến bạn làm kém đi
Não bộ con người không được thiết kế để xử lý nhiều nhiệm vụ phức tạp cùng lúc. Khi bạn nghĩ mình đang đa nhiệm, thực chất bạn đang chuyển đổi liên tục giữa các nhiệm vụ khác nhau.
Mỗi lần chuyển đổi như vậy, não bộ cần một khoảng thời gian ngắn để thích nghi lại. Dù chỉ vài giây, nhưng khi lặp lại hàng chục hoặc hàng trăm lần mỗi ngày, nó tạo ra một sự hao hụt lớn về năng lượng và sự tập trung.
Kết quả là bạn vẫn làm việc liên tục, nhưng chất lượng công việc giảm dần. Những việc quan trọng không được xử lý đủ sâu, trong khi những việc nhỏ lại chiếm nhiều thời gian hơn mức cần thiết.
Theo góc nhìn của Mentor Hoàn Phạm, đa nhiệm tạo ra ảo giác về hiệu suất, nhưng lại âm thầm làm suy giảm năng lực ra quyết định của leader theo thời gian.
Vì sao leader dễ rơi vào bẫy đa nhiệm?
Một trong những nguyên nhân lớn nhất là tâm lý “phải kiểm soát mọi thứ”. Leader muốn nắm rõ tình hình của tất cả các bộ phận, phản hồi nhanh mọi vấn đề và đảm bảo không có việc nào bị bỏ sót.
Bên cạnh đó, môi trường làm việc với quá nhiều yếu tố gây gián đoạn như email, tin nhắn, cuộc họp và yêu cầu đột xuất khiến leader liên tục bị kéo ra khỏi trạng thái tập trung.
Dần dần, đa nhiệm không còn là lựa chọn mà trở thành thói quen. Leader quen với việc phản ứng nhanh, xử lý liên tục, nhưng lại không có thời gian để suy nghĩ sâu và ra quyết định chiến lược.
Đa nhiệm khiến leader mệt mỏi nhưng không nhận ra nguyên nhân
Một trong những điều nguy hiểm của đa nhiệm là nó không gây ra hậu quả ngay lập tức, mà tích lũy dần theo thời gian.
Leader có thể cảm thấy mình làm việc rất nhiều nhưng vẫn không “đi đến đâu”. Cảm giác mệt mỏi xuất hiện ngay cả khi không làm việc nặng. Sự tập trung giảm dần, và những việc từng làm rất nhanh trước đây trở nên khó khăn hơn.
Điều này không phải do năng lực giảm, mà do não bộ bị quá tải vì phải liên tục chuyển đổi giữa các nhiệm vụ.
Khi không nhận ra nguyên nhân gốc rễ, leader thường chọn cách làm nhiều hơn để “bù lại”, và vô tình rơi sâu hơn vào vòng lặp quá tải.
Đa nhiệm làm giảm chất lượng lãnh đạo và kéo chậm cả tổ chức
Khi leader làm việc trong trạng thái phân tán, điều đó không chỉ ảnh hưởng đến cá nhân mà còn lan ra toàn bộ đội ngũ.
Các quyết định dễ bị thay đổi vì chưa được suy nghĩ đủ sâu. Chỉ đạo có thể thiếu rõ ràng hoặc không nhất quán. Nhân viên phải liên tục điều chỉnh theo những thay đổi này, dẫn đến mất thời gian và giảm hiệu quả.
Về lâu dài, đội ngũ sẽ quen với việc làm theo phản ứng thay vì làm theo định hướng. Doanh nghiệp vì thế cũng mất đi sự ổn định và tốc độ tăng trưởng.
Leader hiệu quả không đa nhiệm, họ quản trị sự tập trung
Sự khác biệt của một leader hiệu quả không nằm ở việc họ xử lý được bao nhiêu việc cùng lúc, mà ở cách họ quản trị sự tập trung của mình.
Họ hiểu rõ đâu là những việc tạo ra giá trị lớn nhất và dành thời gian đủ sâu cho những việc đó. Họ không cố gắng phản hồi ngay lập tức mọi thứ, mà ưu tiên xử lý những việc quan trọng trước.
Khi tập trung đúng, họ không cần làm nhiều hơn nhưng vẫn tạo ra kết quả tốt hơn. Đồng thời, họ giữ được năng lượng ổn định để duy trì hiệu suất trong dài hạn.
Thoát khỏi đa nhiệm là bước đầu để tăng hiệu suất bền vững
Thoát khỏi đa nhiệm không phải là làm ít đi, mà là làm việc có chủ đích hơn. Điều này bắt đầu từ việc thay đổi cách bạn nhìn nhận công việc và cách bạn sắp xếp thời gian.
Leader cần học cách tạo ra những khoảng thời gian làm việc không bị gián đoạn, giảm bớt các yếu tố gây xao nhãng và chủ động ủy quyền những việc không cần thiết phải tự làm.
Khi không còn bị kéo theo các yêu cầu liên tục, bạn sẽ có không gian để suy nghĩ sâu hơn, ra quyết định tốt hơn và dẫn dắt đội ngũ hiệu quả hơn.
Đã đến lúc làm ít hơn nhưng hiệu quả hơn
Nếu bạn đang cảm thấy luôn bận rộn nhưng công việc vẫn tồn đọng, dễ mệt mỏi dù làm việc cả ngày, hoặc khó tập trung vào những việc quan trọng, đó là dấu hiệu rõ ràng của việc bạn đang mắc kẹt trong bẫy đa nhiệm lãnh đạo.
Tại UHP Mentoring, trong quá trình đồng hành cùng Mentor Hoàn Phạm, nhiều leader đã thay đổi rõ rệt hiệu suất làm việc khi thiết kế lại cách quản trị sự tập trung và thoát khỏi thói quen đa nhiệm.
Tặng bạn Cẩm nang phương pháp làm việc hiệu suất cao – tài liệu giúp bạn thiết kế lại cách làm việc, giảm phân tán và tập trung vào những điều tạo ra kết quả thực sự.
Hãy để lại thông tin để nhận cẩm nang và bắt đầu thay đổi cách bạn làm việc ngay hôm nay. Tại đây.
Bạn không cần làm nhiều hơn. Bạn cần tập trung đúng hơn để tạo ra kết quả lớn hơn.