Rất nhiều leader có một điểm chung: lịch làm việc luôn kín từ sáng đến tối. Họ liên tục họp, xử lý công việc, giải quyết vấn đề và đưa ra quyết định.
Nhìn từ bên ngoài, đó là hình ảnh của một người bận rộn và trách nhiệm.
Nhưng khi nhìn sâu hơn, nhiều leader lại rơi vào trạng thái mất tập trung, làm nhiều nhưng không tạo ra kết quả tương xứng. Công việc luôn trong tình trạng “đang xử lý”, nhưng ít khi được giải quyết triệt để.
Vấn đề không nằm ở việc thiếu thời gian. Mà nằm ở quản trị sự tập trung.
Lịch kín không đồng nghĩa với hiệu suất cao
Nhiều leader vô thức đánh đồng việc bận rộn với việc hiệu quả. Họ lấp đầy lịch làm việc bằng các cuộc họp và nhiệm vụ liên tục.
Nhưng thực tế, mỗi lần chuyển từ việc này sang việc khác, não bộ cần thời gian để tái tập trung. Việc chuyển đổi liên tục khiến năng lượng bị phân tán và khả năng xử lý vấn đề giảm đi đáng kể.
Kết quả là leader làm rất nhiều, nhưng lại không có đủ thời gian và sự tập trung để xử lý những việc quan trọng nhất.
Nguyên nhân khiến leader mất tập trung
Một trong những nguyên nhân phổ biến là leader đang ôm quá nhiều vai trò.
Vừa làm chiến lược, vừa xử lý vận hành, vừa tham gia vào các chi tiết nhỏ. Khi mọi việc đều “cần mình”, sự tập trung bị chia nhỏ thành nhiều mảnh.
Bên cạnh đó, việc thiếu ưu tiên rõ ràng cũng khiến leader dễ bị cuốn vào những việc khẩn cấp nhưng không quan trọng.
Theo góc nhìn của Mentor Hoàn Phạm, nhiều leader không thiếu năng lực, mà thiếu một hệ thống giúp họ phân bổ sự tập trung đúng chỗ. Khi không có hệ thống, họ sẽ phản ứng theo công việc thay vì chủ động dẫn dắt công việc.
Sự khác biệt giữa bận rộn và tập trung chất lượng
Bận rộn là khi bạn làm liên tục.
Tập trung chất lượng là khi bạn dành thời gian đủ sâu cho việc quan trọng.
Một leader hiệu quả không phải là người làm nhiều nhất, mà là người tạo ra tác động lớn nhất từ những việc họ chọn làm.
Điều này đòi hỏi khả năng:
Biết việc nào thực sự quan trọng.
Dành thời gian không bị gián đoạn để xử lý việc đó.
Loại bỏ hoặc ủy quyền những việc không cần thiết.
Nếu không có sự phân định rõ ràng, lịch sẽ luôn kín nhưng kết quả lại không tương xứng.
Vì sao càng bận, leader càng khó tập trung?
Khi lịch làm việc dày đặc, leader thường không có khoảng trống để suy nghĩ sâu. Mọi quyết định được đưa ra nhanh, dựa trên phản xạ hơn là phân tích.
Dần dần, họ rơi vào trạng thái “chạy theo công việc” thay vì dẫn dắt.
Điều này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu suất cá nhân, mà còn ảnh hưởng đến toàn bộ tổ chức. Khi leader thiếu tập trung, đội ngũ cũng dễ bị rối và thiếu định hướng.
Quản trị sự tập trung là một kỹ năng cần rèn luyện
Tập trung không phải là khả năng bẩm sinh. Đó là một kỹ năng có thể rèn luyện thông qua cách thiết kế công việc và quản lý thời gian.
Một số nguyên tắc đơn giản nhưng hiệu quả:
Dành khung thời gian cố định cho công việc quan trọng nhất trong ngày.
Giảm số lượng cuộc họp không cần thiết.
Thiết lập ranh giới để hạn chế gián đoạn.
Chủ động ủy quyền thay vì tự làm tất cả.
Khi áp dụng đều đặn, leader sẽ dần lấy lại quyền kiểm soát thời gian và sự tập trung của mình.
Leader không quản trị được sự tập trung sẽ trả giá bằng hiệu suất
Nhiều leader nghĩ rằng chỉ cần làm việc chăm chỉ là đủ. Nhưng trong bối cảnh công việc ngày càng phức tạp, chăm chỉ thôi chưa đủ.
Nếu sự tập trung bị phân tán, quyết định sẽ kém chất lượng. Nếu quyết định kém chất lượng, hiệu suất của cả đội ngũ sẽ bị ảnh hưởng.
Quản trị sự tập trung không chỉ là câu chuyện cá nhân. Đó là nền tảng của năng lực lãnh đạo.
Lấy lại sự tập trung để dẫn dắt hiệu quả hơn
Nếu bạn đang cảm thấy:
Lịch làm việc luôn kín nhưng vẫn không xử lý hết việc quan trọng.
Dễ bị cuốn vào những việc nhỏ và mất thời gian cho các cuộc họp.
Khó có thời gian suy nghĩ chiến lược cho doanh nghiệp.
Đó là dấu hiệu bạn cần nhìn lại cách quản trị sự tập trung của mình.
Tại UHP Mentoring, trong quá trình đồng hành cùng Mentor Hoàn Phạm, nhiều leader đã cải thiện rõ rệt hiệu suất làm việc khi xây dựng được hệ thống quản trị thời gian và sự tập trung phù hợp.
Tặng bạn Cẩm nang phương pháp làm việc hiệu suất cao – tài liệu giúp bạn thiết kế lại cách làm việc, ưu tiên đúng việc và lấy lại sự tập trung trong mỗi ngày và bắt đầu thay đổi cách bạn làm việc ngay hôm nay.
Bạn không cần thêm thời gian. Bạn cần sử dụng sự tập trung tốt hơn.