Checklist xây dựng khung năng lực cho đội sales

Khi doanh nghiệp tuyển được người giỏi nhưng không phát triển được đội giỏi

Trong một buổi cố vấn cho ban giám đốc của một công ty phân phối, Giám đốc kinh doanh chia sẻ:

“Chị ơi, tụi em tuyển toàn người có kinh nghiệm, nhưng sau vài tháng hiệu suất vẫn không tăng. Mỗi người bán một kiểu, không có chuẩn chung.”

Đây chính là vấn đề gốc mà rất nhiều doanh nghiệp đang gặp: đội sales thiếu khung năng lực thống nhất.
Mỗi người có cách làm riêng, quản lý khó đánh giá, còn nhân viên không biết phải phát triển theo hướng nào.

“Không có khung năng lực, doanh nghiệp không thể quản lý bằng tiêu chuẩn – mà chỉ quản lý bằng cảm tính.”
– Mentor Hoàn Phạm Lita

Và để thay đổi điều đó, doanh nghiệp cần bắt đầu bằng một Competency Framework – Khung năng lực dành cho đội sales.

1. Hiểu đúng: Khung năng lực là gì và vì sao sales cần có nó?

Khung năng lực (Competency Framework) là hệ thống mô tả rõ ràng những gì một nhân viên cần có để làm tốt công việc của họ.
Nó giúp doanh nghiệp định hình, đánh giá và phát triển con người dựa trên chuẩn mực rõ ràng – thay vì cảm nhận chủ quan.

Đối với đội sales, khung năng lực giúp:

Xác định tiêu chuẩn chung cho mọi vị trí: từ nhân viên mới đến trưởng nhóm.
Đánh giá năng lực thực tế thay vì chỉ nhìn vào kết quả doanh số.
Thiết kế chương trình đào tạo phù hợp với từng cấp độ.
Gắn KPI, lộ trình thăng tiến và đãi ngộ theo năng lực thật.

Nói cách khác, khung năng lực chính là “xương sống” để doanh nghiệp quản trị hiệu suất và phát triển con người một cách bền vững.

2. Bước 1 – Xác định các cấp độ và vai trò trong đội sales

Trước khi xây khung năng lực, bạn cần xác định rõ hệ thống cấp độ vị trí trong đội ngũ bán hàng.
Ví dụ:

Cấp độ	Vai trò chính	Trách nhiệm trọng tâm
Sales Trainee	Học việc, tiếp cận quy trình	Học sản phẩm, hỗ trợ tư vấn, theo dõi khách hàng
Sales Executive	Bán hàng trực tiếp	Tiếp cận, tư vấn, chốt đơn, duy trì khách hàng
Senior Sales	Bán hàng chuyên sâu, cố vấn khách hàng	Chăm sóc, upsell, mở rộng thị trường
Sales Leader	Dẫn dắt nhóm bán hàng	Quản lý chỉ tiêu, huấn luyện đội nhóm
Sales Manager	Quản trị kinh doanh khu vực	Xây chiến lược bán hàng, huấn luyện và quản lý hiệu suất

Khi bạn đã rõ từng vị trí, việc thiết kế năng lực cho từng cấp sẽ rõ ràng, đo lường được và thực tế hơn.

3. Bước 2 – Xác định nhóm năng lực cốt lõi cần có

Một sales giỏi thật sự không chỉ biết bán hàng, mà còn biết quản lý bản thân, hiểu khách hàng và phát triển đội ngũ.

Mentor Lita thường chia năng lực của đội sales thành 4 nhóm chính:

(1) Năng lực tư duy (Mindset Competency)

Tư duy phục vụ khách hàng
Tư duy cầu tiến & học hỏi
Tinh thần trách nhiệm và kỷ luật cá nhân
Khả năng chịu áp lực và kiên định mục tiêu

(2) Năng lực chuyên môn (Technical Competency)

Hiểu rõ sản phẩm và thị trường
Kỹ năng đặt câu hỏi khai thác nhu cầu
Kỹ năng xử lý từ chối và chốt sales
Năng lực quản lý quy trình bán hàng

(3) Năng lực con người (Interpersonal Competency)

Giao tiếp & lắng nghe chủ động
Khả năng kết nối & xây dựng niềm tin
Ứng dụng EQ và DISC trong tương tác khách hàng
Tinh thần hợp tác và làm việc nhóm

(4) Năng lực phát triển (Leadership Competency)

(Dành cho cấp trưởng nhóm trở lên)

Khả năng huấn luyện (Coaching & Mentoring)
Quản lý hiệu suất (Performance Management)
Truyền cảm hứng & giữ lửa cho đội ngũ

“Một đội sales mạnh không phải vì ai cũng xuất sắc, mà vì họ cùng nói chung một ngôn ngữ năng lực.”
– Mentor Hoàn Phạm Lita

4. Bước 3 – Định nghĩa cấp độ cho từng năng lực

Mỗi năng lực cần được đo lường theo cấp độ phát triển để quản lý có thể đánh giá rõ ràng.
Mentor Lita thường khuyến nghị doanh nghiệp dùng 4 cấp độ năng lực, dễ hiểu – dễ áp dụng:

Cấp độ	Mô tả năng lực
1. Biết (Aware)	Nhân viên hiểu khái niệm, có nhận thức ban đầu.
2. Làm được (Apply)	Có thể áp dụng trong công việc khi được hướng dẫn.
3. Thành thạo (Perform)	Thực hiện độc lập, ổn định và hiệu quả.
4. Dẫn dắt (Lead)	Có thể hướng dẫn, huấn luyện và truyền đạt cho người khác.

Ví dụ:

Với năng lực “Xử lý từ chối khách hàng”:
- Cấp 1: Biết 3 nguyên tắc xử lý phản đối cơ bản.
- Cấp 2: Thực hiện được khi có hướng dẫn.
- Cấp 3: Tự xử lý linh hoạt trong mọi tình huống.
- Cấp 4: Huấn luyện lại cho đồng đội.

5. Bước 4 – Thiết kế bảng checklist năng lực theo vị trí

Sau khi xác định năng lực và cấp độ, hãy tạo bảng checklist đánh giá năng lực cho từng vị trí.
Bảng này giúp:

Quản lý dễ dàng review định kỳ.
Nhân viên biết rõ mình cần phát triển ở đâu.
Bộ phận HR có căn cứ để đào tạo, thăng tiến, và trả lương theo năng lực.

Ví dụ (rút gọn):

Năng lực	Junior	Executive	Senior	Leader
Hiểu sản phẩm	2	3	4	4
Đặt câu hỏi khai thác	1	2	3	4
Quản lý thời gian	2	3	3	4
Kỹ năng coaching	–	–	2	4
EQ & DISC	1	2	3	4

Mỗi quý, bạn có thể review – chấm điểm – lập kế hoạch phát triển cá nhân (IDP) cho từng nhân viên dựa trên bảng này.

6. Bước 5 – Liên kết khung năng lực với đào tạo & lộ trình thăng tiến

Một khung năng lực chỉ có ý nghĩa khi nó trở thành công cụ vận hành thực tế, chứ không nằm yên trong tài liệu.
Do đó, doanh nghiệp cần gắn nó với:

Chương trình đào tạo nội bộ (Learning Path) – giúp nhân viên phát triển theo đúng cấp độ năng lực.
Lộ trình thăng tiến (Career Path) – để nhân viên thấy rõ khi đạt cấp năng lực X, họ có thể tiến lên vị trí Y.
KPI & chính sách thưởng – để năng lực được phản ánh bằng kết quả thực tế.

“Khi khung năng lực vận hành cùng văn hóa phát triển, doanh nghiệp không chỉ có đội sales giỏi – mà có đội sales trưởng thành.”
– Mentor Hoàn Phạm Lita

Quản trị con người không thể cảm tính – cần tiêu chuẩn và cảm xúc song hành

Một doanh nghiệp hiệu suất cao không phải là nơi chỉ có “người giỏi”, mà là nơi có hệ thống giúp người bình thường trở nên giỏi hơn.
Và khung năng lực chính là nền tảng để điều đó xảy ra – minh bạch, công bằng và đầy cảm hứng.

“Giữ chân sales giỏi bằng cảm xúc, phát triển họ bằng tiêu chuẩn.”
– Mentor Hoàn Phạm Lita

Nếu doanh nghiệp của bạn đang muốn xây dựng khung năng lực chuyên biệt cho đội sales – dễ đo lường, dễ đào tạo, và gắn với lộ trình phát triển thực tế,
hãy kết nối với UHP Mentoring & Training để được Mentor Hoàn Phạm Lita trực tiếp đồng hành thiết kế và triển khai.