Làm việc không ngơi tay nhưng kết quả vẫn ì ạch – đó là tình trạng quen thuộc của nhiều người bán hàng. Trong bài viết này, bạn sẽ tìm thấy cách làm chủ thời gian hiệu quả hơn bằng kỹ thuật time-blocking và tư duy “ưu tiên điều quan trọng nhất”.
1. Khi bận rộn không còn là dấu hiệu của hiệu suất
Nếu bạn từng có ngày làm việc kiểu “bắt đầu bằng việc A, bị ngắt bởi việc B, rồi kết thúc chẳng xong việc nào cả” – bạn không cô đơn đâu.
Hầu hết những người làm bán hàng đều rơi vào vòng xoáy đó.
Mỗi ngày, có hàng chục tin nhắn, cuộc gọi, khách hàng, báo cáo… và chúng ta nghĩ mình đang làm việc rất nhiều. Nhưng cuối cùng, cái cần hoàn thành nhất thì lại bị bỏ qua.
Tôi từng như vậy – bận đến mức không có thời gian ăn trưa, nhưng doanh số thì vẫn dậm chân. Đến khi nhìn lại, tôi mới hiểu rằng:
Không phải tôi thiếu năng lực, mà là tôi đang để thời gian điều khiển mình, thay vì tôi điều khiển thời gian.
2. Quản lý thời gian thực chất là quản lý năng lượng và sự tập trung
Thời gian của ai cũng giống nhau – 24 giờ mỗi ngày.
Điều tạo nên khác biệt không phải là “làm bao nhiêu việc”, mà là làm việc gì vào thời điểm nào, với năng lượng nào.
Những người bán hàng hiệu suất cao thường không giỏi hơn ở kỹ năng, mà giỏi hơn ở khả năng phân bổ năng lượng và tập trung.
Và một trong những công cụ giúp họ làm được điều đó chính là time-blocking – kỹ thuật “chặn khối thời gian” cực kỳ hiệu quả và được nhiều chuyên gia trên thế giới sử dụng.
3. Kỹ thuật Time-blocking
Hiểu đơn giản, time-blocking nghĩa là chia một ngày làm việc thành từng khối thời gian cụ thể cho từng nhóm hoạt động.
Mỗi khối chỉ tập trung cho một mục tiêu duy nhất, không làm việc song song.
Ví dụ, trong các chương trình huấn luyện tôi thường hướng dẫn học viên áp dụng khung thời gian này:
- 8:00 – 10:00: Gọi điện, gặp khách hàng tiềm năng – thời điểm não tỉnh táo nhất.
- 10:30 – 12:00: Cập nhật CRM, lên kế hoạch chăm sóc khách.
- 14:00 – 16:00: Follow-up, gửi email, chốt hợp đồng.
- 16:30 – 18:00: Tổng kết, đánh giá, rút kinh nghiệm và học kỹ năng mới.
Cách này nghe đơn giản nhưng tạo khác biệt rất lớn. Khi bạn “khóa” từng khối thời gian cho một nhóm việc, bạn giảm được hơn 40% sự phân tâm (theo nghiên cứu của Cal Newport – tác giả Deep Work).
Nói cách khác, time-blocking không làm bạn cứng nhắc – nó giúp bạn tự do hơn.
Bạn không còn bị công việc kéo đi, mà chủ động thiết kế lịch trình phù hợp với năng lượng của mình.
4. Ma trận Ưu tiên – chọn việc đúng để giảm sự rối loạn
Một công cụ khác mà tôi thấy hữu ích là ma trận Eisenhower, giúp bạn phân biệt rõ đâu là việc quan trọng – đâu là việc chỉ khẩn cấp.
Dưới đây là cách tôi thường áp dụng:
| Loại công việc | Ví dụ cụ thể | Hành động đề xuất |
| Quan trọng & khẩn cấp | Gặp khách hàng đã hẹn, xử lý đơn hàng lỗi | Làm ngay |
| Quan trọng nhưng không khẩn cấp | Lên kế hoạch tuần, học kỹ năng, chăm sóc khách cũ | Đặt lịch cố định |
| Không quan trọng nhưng khẩn cấp | Email hành chính, việc phát sinh nhỏ | Ủy quyền hoặc giới hạn thời gian |
| Không quan trọng & không khẩn cấp | Lướt mạng, họp không mục tiêu | Loại bỏ |
Khi bạn học cách ưu tiên điều quan trọng thay vì điều khẩn cấp, bạn bắt đầu thật sự quản lý được thời gian của mình.
5. Biết khi nào nên dừng
Một sai lầm lớn của người làm sales là không biết “điểm dừng”.
Họ mang việc về nhà, trả lời tin nhắn lúc nửa đêm, và nghĩ rằng đó là sự tận tâm.
Thực ra, đó là sự tiêu hao năng lượng thầm lặng.
Hiệu suất cao không đến từ việc làm không ngừng nghỉ, mà đến từ việc phục hồi đúng lúc.
Buổi sáng – dùng cho việc sáng tạo, tương tác, đàm phán.
Buổi chiều – xử lý hành chính, sắp xếp, tổng kết.
Cuối ngày – dừng lại vài phút, viết ra 3 điều đã làm tốt.
Chỉ cần duy trì thói quen nhỏ đó, bạn sẽ thấy năng lượng quay trở lại và tâm trí rõ ràng hơn.
6. Quản lý thời gian không phải để ép mình, mà để giải phóng mình
Rất nhiều người hiểu sai rằng “quản lý thời gian” là siết bản thân.
Nhưng thật ra, điều tôi nhận ra sau hơn 10 năm làm việc với hàng trăm cá nhân bán hàng là:
Khi bạn biết rõ việc gì cần làm, việc gì nên bỏ, và khi nào nên nghỉ – bạn sẽ thấy tự do và bình an hơn.
Quản lý thời gian không phải để làm được nhiều hơn, mà là để làm ít hơn nhưng sâu hơn, để mỗi việc bạn làm thật sự tạo ra giá trị.
Lời kết
Nếu bạn đang cảm thấy bận rộn mà vẫn không hiệu quả, hãy thử bắt đầu bằng một tờ giấy trắng.
Vẽ lại ngày của bạn thành từng khối thời gian, chọn ra 3 việc quan trọng nhất, và giữ đúng cam kết với bản thân.Chỉ sau vài ngày, bạn sẽ thấy mình không cần chạy nhanh hơn – chỉ cần đi đúng hướng hơn.
Vì trong nghề bán hàng, người làm chủ được thời gian chính là người đang làm chủ cuộc sống của mình.
Nếu bạn muốn học sâu hơn về cách quản trị thời gian, năng lượng và hiệu suất cá nhân,
hãy theo dõi UHP Mentoring & Training để cập nhật các chương trình thực hành cùng Mentor Hoàn Phạm Lita.