Khi “bận” không còn là thước đo của năng suất
Tôi thường hỏi học viên trong lớp huấn luyện:
“Bao nhiêu người ở đây cảm thấy mình bận suốt mà vẫn chưa xong việc?”
Gần như 100% giơ tay.
Người làm sales luôn chạy – chạy theo chỉ tiêu, chạy theo khách, chạy theo tin nhắn, chạy theo deadline. Nhưng điều đáng buồn là, càng chạy, họ càng… đuối.
Không phải vì họ lười, mà vì họ đang quản lý sai cách.
Họ tưởng rằng “làm nhiều hơn sẽ hiệu quả hơn”, nhưng trong thực tế, bận rộn không đồng nghĩa với năng suất.
Thời gian là công bằng cho tất cả, chỉ khác ở cách chúng ta sử dụng nó.
Dưới đây là 3 sai lầm phổ biến nhất mà tôi gặp ở 90% người làm sales, và nếu bạn đang mắc phải một trong số đó – đừng vội lo. Nhận ra nó, chính là bước đầu tiên để thay đổi.
Sai lầm #1: Không phân biệt giữa việc “quan trọng” và “khẩn cấp”
Người làm sales rất dễ bị cuốn vào cảm giác “phải xử lý ngay”.
Email đến – trả lời liền. Khách hỏi – phản hồi tức thì. Sếp nhắn – lập tức bỏ dở việc đang làm.
Kết quả: một ngày trôi qua trong những “tình huống nhỏ” mà không có gì thật sự tiến triển.
Tôi thường nói với học viên rằng:
“Không phải việc nào cần làm ngay cũng là việc đáng để làm.”
Hãy thử nhìn lại danh sách công việc trong ngày của bạn.
Bao nhiêu việc trong đó thực sự góp phần vào mục tiêu doanh số, và bao nhiêu việc chỉ là phản ứng tạm thời cho người khác?
Khi bạn dành phần lớn thời gian cho “việc khẩn cấp”, bạn đang sống trong chế độ “chữa cháy”, chứ không phải “xây dựng”.
Và người sống bằng phản ứng thì không bao giờ chủ động được hiệu suất.
Giải pháp:
Trước khi bắt đầu ngày mới, hãy viết ra 3 việc quan trọng nhất (MIT – Most Important Tasks) và ưu tiên hoàn thành chúng trước 12 giờ trưa.
Phần còn lại, hãy xem như “phụ kiện” của ngày – có làm hay không, cũng không ảnh hưởng đến mục tiêu lớn.
Sai lầm #2: Không có khung thời gian cố định cho từng loại công việc
Rất nhiều người làm sales nói với tôi:
“Chị ơi, lịch của em thay đổi liên tục, em không thể sắp xếp cố định được.”
Thật ra, chính vì bạn không sắp xếp nên lịch mới loạn.
Không có khung thời gian rõ ràng khiến não bạn chuyển trạng thái liên tục – từ gọi điện sang họp, từ trả lời chat sang ghi hợp đồng – và mỗi lần chuyển như vậy, bạn mất ít nhất 10–15 phút tái tập trung.
Đó là lý do nhiều người “làm 8 tiếng nhưng hiệu quả chỉ bằng 4 tiếng”.
Giải pháp:
Hãy thử áp dụng kỹ thuật time-blocking – chia ngày làm việc thành từng khối thời gian cụ thể cho từng nhóm hoạt động:
- 8:00–10:00: Gọi điện / gặp khách.
- 10:30–12:00: Theo dõi CRM, phản hồi email.
- 14:00–16:00: Gặp khách hàng, chốt giao dịch.
- 16:30–17:30: Tổng kết ngày, học kỹ năng mới.
Chỉ cần duy trì 2 tuần, bạn sẽ thấy năng lượng, sự tập trung và hiệu suất tăng rõ rệt.
Sai lầm #3: Không để thời gian cho việc “nạp lại năng lượng”
Đây là lỗi âm thầm nhưng đánh gục nhiều người bán hàng nhất.
Họ nghĩ “nghỉ là lười”, nên cứ làm, làm, làm… cho đến khi cơ thể và cảm xúc bắt đầu phản kháng.
Bạn có thể ép bản thân làm việc thêm 1 giờ mỗi ngày, nhưng bạn không thể ép mình có năng lượng mãi được nếu không biết cách tái tạo nó.
Người làm sales giống như vận động viên đường dài – không ai chạy liên tục mà không nghỉ giữa chặng.
Nếu bạn không cho phép mình “nạp lại”, bạn đang tự đánh đổi hiệu suất dài hạn để lấy cảm giác bận rộn ngắn hạn.
Giải pháp:
Hãy tạo những khoảng trống có chủ đích trong lịch: 10 phút giữa mỗi khối thời gian, 1 buổi chiều rảnh mỗi tuần, hoặc 30 phút buổi sáng cho việc “tĩnh” như thiền, viết, hoặc đơn giản là… không làm gì cả.
Chính những khoảng dừng đó giúp bạn quay lại với công việc trong trạng thái sáng suốt hơn.
Điều quan trọng không phải là làm được bao nhiêu, mà là làm đúng bao nhiêu
Tôi từng làm việc với nhiều đội sales có tinh thần cực kỳ tốt, nhưng chỉ sau vài tháng, hiệu suất giảm mạnh. Khi đào sâu, nguyên nhân không phải do thiếu kỹ năng hay động lực, mà vì lịch làm việc sai cách khiến họ kiệt sức dần.
Hiệu suất thật sự không đến từ việc làm nhiều hơn người khác, mà từ việc biết chọn đúng việc, đúng thời điểm, và đúng năng lượng.
“Người làm chủ thời gian là người làm chủ kết quả.”
– Mentor Hoàn Phạm Lita
Lời kết
Nếu bạn đang cảm thấy mình “bận suốt mà chẳng thấy tiến bộ”, hãy thử dừng lại.
Nhìn thẳng vào lịch làm việc của mình, và hỏi:
- Có bao nhiêu việc trong đây thật sự cần tôi?
- Có bao nhiêu việc có thể sắp lại cho hợp lý hơn?
- Và tôi có đang để cho mình một khoảng trống để thở không?
Vì đôi khi, hiệu suất không đến từ việc thêm vào, mà từ việc bớt đi.
Muốn tìm hiểu sâu hơn về quản trị thời gian – năng lượng – và hiệu suất cho đội sales,
hãy theo dõi UHP Mentoring & Training để cập nhật chia sẻ thực tế và chương trình huấn luyện cùng Mentor Hoàn Phạm Lita.